Топ-10 способов найти больше времени в течение дня

Предлагаем Вашему вниманию статью Ольги Кошкиной «Топ-10 способов найти больше времени в течение дня и не сойти с ума от напряжения. Управление временем для частнопрактикующих психологов и психотерапевтов».

В периоды, когда мне нужно быть особенно собранной и продуктивной, я каждый вечер перед сном провожу небольшой ритуал. Я мысленно оглядываю свой день и нахожу три лучших дела, которые сделала. Радуясь им, я ложусь спать. Это помогает мне заснуть и проснуться в ресурсном состоянии.

Ещё я составляю список задач на следующий день. Мне важно успеть многое сделать и при этом не только не выгореть, но и, по возможности, получить удовольствие от процесса. Я называю это «быть в зоне оптимальной производительности». В своей книге «Легкий способ начать новую жизнь» Нейл Фьоре описывает зону оптимальной производительности как состояние спокойной сосредоточенности, в котором мы работаем за пределами нашего обычного уровня мастерства и уверенности в себе. Так вот, в такие периоды «оставаться в зоне оптимальной производительности» – пункт номер один в списке моих задач.

Как прийти к этому состоянию? Как все успевать без лишних усилий и напряжения, ещё и с удовольствием? Для многих из нас это вызов.

Ваш календарь забит встречами с клиентами. Кроме того, если вы работаете над продвижением своих услуг, вам нужно регулярно писать что-то в блог, заниматься сайтом, встречаться с партнерами, отвечать на телефонные звонки и так далее. При этом и семейных дел никто не отменял.

Мы все просто чертовски заняты! Даже не знаю, когда именно «тотальная занятость» стала мерилом успеха. Вы ведь понимаете, что я имею ввиду, верно? Люди будто пытаются перегнать друг друга по уровню занятости и усталости, выдавая это за достижение.

Прежде, чем мы перейдем к конкретным стратегиям «оптимальной производительности», давайте немного поразмышляем о времени. У всех нас есть 24 часа в сутках и семь суток в неделе. Никто не может реально управлять временем и влиять на эти цифры. Мы можем только выбрать как использовать свое время. Мы можем расставлять приоритеты и решать, сколько времени мы выделим на ту или иную деятельность.

Основной принцип построения успешной частной практики заключается в том, что есть задачи, в том числе неприятные, которые нужно запланировать и сделать.

Как правило, к разряду самых неприятных задач терапевты относят всё, что связано с продвижением услуг, то есть предпринимательские и административные задачи.

Терапевты концентрируют все свои усилия на работе с клиентами. При этом задачи по ведению блога и развитию персонального бренда не выполняются. Задачи по обзвону клиентов и ведению клиентской базы не выполняются. Прогноз прибыльности и поступления денег не составляется. Создание планов на будущее постоянно откладывается.

Если вы будете регулярно пропускать такие задачи, вы рискуете потерять приток новых клиентов и возможную прибыль. При этом, невыполненные задачи будут требовать все больше вашего времени и сил. Вы будете все более и более занятым, но эта занятость ни на шаг не будет приближать вас к той практике, которую вы хотите, и, в конце концов, вы сдадитесь. Я хочу помочь вам избежать этого.

Итак, рассмотрим несколько моих самых любимых способов достижения «оптимальной производительности».

1. Управляйте своей энергией, а не временем

Вам так много нужно сделать, а времени всегда мало, верно? Но время – конечный ресурс. У нас есть всего 24 часа в сутках. Но что если бы у вас стало больше энергии? Тогда вы смогли бы делать гораздо больше дел за то же время!

В своей книге «Жизнь на полной мощности» Тони Шварц и Джим Лоэр исследуют способы повышения энергии. Много лет занимаясь психологической подготовкой звезд большого тенниса, они задались вопросом: почему два спортсмена имеют одинаковые навыки, но один все время побеждает другого? В чем секрет? Оказалось, что победитель умеет мгновенно расслабляться и восстанавливать уровень своей энергии между подачами. А его соперник находится в напряжении все время игры. Через некоторое время его способность к концентрации падает, силы уходят, и он неизбежно проигрывает.

Я пишу эту статью с перерывами через каждые 25 минут, в течение которых разминаюсь, пью кофе, разговариваю с мужем. Выполнив несколько таких 25-минуток, я делаю более длинный перерыв для чтения или прогулки. В такие моменты буквально чувствуешь, как восстанавливаются силы. Восстановив силы, вы сможете сделать больше, будто в самом деле увеличили продолжительность дня!

Отдохните несколько минут между сессиями или другими делами. Сделайте дыхательные упражнения, помедитируйте. Не забывайте перекусывать каждые пару часов и больше пить. Каждую неделю обязательно уделяйте время духовному, своей семье и простым радостям.

Перестаньте рассматривать уровень своей занятости как главный критерий успеха. В конце концов, ваша цель – зарабатывать достаточно денег для обеспечения того стиля жизни, к которому вы стремитесь. Важно, чтобы к моменту достижения поставленной цели, у вас еще остались силы жить и наслаждаться жизнью!

2. Будьте осторожны со своими внутренними диалогами

Ограничивающие убеждения, негативные мысли и внутренние диалоги замедляют нашу активность.

Например, как много людей откладывают свои задачи до последней минуты под предлогом того, что «я лучше работаю, когда сроки поджимают?».
По опыту знаю, что решение вопроса в последний момент происходит только за счет снижения качества достигнутого.

Обычно, когда я отпускаю своего внутреннего критика и разрешаю себе сделать что-то не идеально, даже небрежно, в формате первого чернового наброска, это помогает мне значительно ускорить работу над задачей и высвобождает творческую энергию.

Иногда я говорю себе: «Ок, это дело такое огромное, что мне страшно даже начинать. Но сегодня я посвящу ему только 10 минут, и сделаю первый черновой набросок. И в течение недели буду делать то же самое. Захочу – посижу над ним больше, если нет – свои обязательные 10 минут я выполнила». Обычно, как только я начинаю – попадаю в состояние потока, и через 10 минут мне уже нравится работать над этим делом. А через пару часов оно закончено)

Это как в йоге: главное – доползти до коврика.

Научитесь договариваться со своим внутренним критиком и прокрастинатором.

3. Старайтесь работать только с теми клиентами, которые вам нравятся

Взгляните на свое расписание на ближайшие недели. Просмотрите клиентов и ответьте себе на вопрос: «Мое настроение улучшилось или ухудшилось, когда я увидел эту фамилию?». Если вы выбрали второй вариант, постарайтесь понять, почему.

Может быть, это классный клиент и интересный случай, но вы просто назначаете его на неудачное время? Тогда подумайте, правильно ли вы составляете расписание? Ведь в ваших интересах встретить клиента в ресурсном состоянии. От этого зависит качество работы, а следовательно, и ваше «сарафанное радио».

Или ваше настроение ухудшается потому, что работа с этим клиентом вас изматывает? Возможно, это просто «не ваш» клиент?

Если так, я предлагаю вам подумать о том, как вы могли бы бережно и этично отказаться от работы с ним. Потому что такая работа опустошает вас, забирает у вас много сил, и не оставляет ничего взамен. Задумайтесь. Ведь если это не тот клиент, с которым вы способны на свою самую лучшую работу, то есть не ваш «идеальный клиент», возможно, это означает что и вы – не его «идеальный терапевт».

Главный метод профилактики выгорания и достижения «оптимальной производительности» для меня – перестать работать с клиентами, которые меня не вдохновляют. Тогда внутри высвобождается огромный ресурс, энергия, которая уходила на переживания и попытки объяснить себе, почему я делаю то, от чего мне плохо.

И эту энергию я вкладываю в работу с клиентами, от которых получаю намного больше, чем просто деньги. С которыми нахожусь в постоянном обмене. И когда я работаю с таким настроем, результаты моей работы выше. Мои «идеальные» клиенты получают от меня несравнимо больше, чем получали бы «бесполезные».

Это запускает «сарафанное радио» потому что довольные клиенты с радостью рекомендуют меня своим коллегам или друзьям. И, кстати, для клиентов, которые мне не подходят, мой отказ работать с ними – большое благо. Потому что это только для меня они «бесполезные». Вокруг полно специалистов, для которых они будут прекрасными клиентами, и от которых они получат намного больше пользы, чем от меня. Все только выиграют, если начнут осознанно выбирать клиентов.

4. Составляйте свое расписание сами и не позволяйте клиентам делать это за вас

Вот и добрались до самого интересного. Представьте свою идеальную рабочую неделю. В какое время вам больше всего нравится принимать клиентов? Вам больше по душе утренние или вечерние часы? Естественно, вы скажете: «Мои клиенты все равно приходят только в ____».

Действительно, если вы работаете с подростками или детьми, вряд ли возможно что-то изменить. Как правило, им сложно найти время на работу с вами с 8:15 до 14:00... хотя, и они иногда это делают!

Одного терапевта, с которым я работала, убеждали, что семейные пары предпочитают вечернее время. При этом, пик его состояния «оптимальной производительности» приходился на утренние часы. Он решил попробовать перенести время сессий, и знаете что? У него это получилось с первого раза! Хотели бы его клиенты оставить за собой вечернее время? Конечно, да. Но он просто сообщил им, что вечером все занято.

Я тоже стараюсь назначать индивидуальных клиентов на утро – пока у меня самая свежая голова и драйв. В дневное время я расслабляюсь, и качество моих консультаций может снижаться. Я выбираю то время сессий, которое подходит мне, и предлагаю его клиентам.

Не позволяйте другим решать за вас, когда вы должны работать. Решите сами, когда вы хотите принимать, а затем поработайте над продвижением своих услуг, чтобы найти тех, кому это время подойдет.

Возможно, поначалу вам придется приложить больше усилий в плане продвижения, чтобы быть уверенным, что вы заполните выбранное время. Но, уверяю, вашей практике это пойдет только на пользу. А главное – работа в часы вашей максимальной продуктивности пойдет на пользу вашим клиентам.

5. Распределите свои задачи и выделите время на продвижение услуг

Есть ли у вас более и менее благоприятные дни? Например, вы знаете, что творческое вдохновение чаще всего приходит к вам по воскресеньям, а по средам вы чувствуете себя на пике производительности. Если да – составьте свое расписание с учетом этих дней так, чтобы вам было легче оставаться «оптимально производительным» в течение недели. При этом важно выделить время как для работы с клиентами, так и для предпринимательской и административной задач. Например, я принимаю клиентов раз в неделю – по средам. По понедельникам я занимаюсь задачами продвижения. По вторникам и четвергам веду онлайн-группы. В пятницу после обеда и в субботу я отдыхаю и учусь. В воскресенье я занимаюсь методическими задачами, стратегическими и финансовыми вопросами. В этот день я думаю над путями дальнейшего развития нашей компании.

Можно также связывать определенные задачи друг с другом для ускорения работы. Например, при написании поста в блог попробуйте писать их сразу несколько. Можно выбрать время, когда вы сразу решаете все текущие финансовые задачи – от подсчета прибыли до оплаты счетов, и так далее. Такой подход существенно экономит время.

6. Оставляйте в расписании «пробелы» (по методу «швейцарского сыра»)

Как-то раз я распечатала свой онлайн-планер и раскрасила разными цветами время индивидуальных консультаций, групповых занятий, написания статей, маркетинговых задач и так далее. На планере вообще не осталось свободного места. Он смотрелся очень круто. Но вот с реализацией возникли сложности. Через пару дней работы по этому графику я осознала, что напрочь лишила себя свободного времени.

Каждому из нас нужно свободное время в течение дня, которое он может провести так, как ему хочется в данный момент. В противном случае, график без «воздуха» между задачами очень быстро приведет нас к эмоциональному выгоранию.

Сейчас в моем графике обязательно есть часы, в которые я сама выбираю, что мне делать, и делать ли что-то вообще. Такой «трюк» дает ощущение выбора. Несколько лет назад я узнала как называется такой подход - планирование по методу «швейцарского сыра».

Посмотрите правде в глаза – все предусмотреть невозможно. Если вы распишете каждую минуту своего дня, то в случае чего-то неожиданного вашему расписанию придет конец. А если расписание предусматривает ничем не занятые часы, неожиданности не застанут вас врасплох. Как-то я прочитала об этом у одного из блогеров. Он писал: «В конце концов, я стал настолько занятым, что не успевал даже отвечать на письма. Тогда-то я и услышал про планирование по методу «швейцарского сыра», которое стало для меня спасательным кругом».

При планировании года, старайтесь заранее выделить время на отпуск. Это не значит, что тем самым вы лишите себя возможности спонтанно сорваться куда-нибудь. Но, выделив на это время в своем плане заранее, вы повысите шансы на то, что отпуск у вас действительно будет. В нашей профессии самый главный рабочий инструмент – это мы сами. И для того, чтобы этот «инструмент» исправно служил, о нём важно заботиться. Не жалейте времени на то, чтобы восстанавливать силы, освежать и обновлять свои тело, сердце и ум.

Я также рекомендую реалистично оценивать свое время при составлении планов. Как-то мне попалось исследование, в котором говорится, что время максимально эффективной работы директоров крупных компаний – не более 28 минут в день. Всего 28 минут! Давайте будем реалистами относительно того, что мы можем сделать за день.

7. Работа занимает столько времени, сколько вы ей отдаете

Я называю это «достаточно хорошая работа». Представьте, будто сейчас утро субботы, и вы проснулись, рассчитывая посвятить весь день тщательной уборке дома. Спустя 15 минут вам звонит свекровь и говорит, что сейчас приедет с блинами. У вас есть только 30 минут для приведения дома в порядок. Каким-то чудом вы за 30 минут делаете то, чему планировали посвятить целый день!

Ограничение по времени помогает сосредоточиться на самом важном. В этот момент вы думаете только о «достаточно хорошей» уборке в доме (куча белья в стирке или неубранная кладовка вас не интересуют - свекровь туда не заглянет).

Если вы выделили себе месяц на создание сайта, вы, скорее всего, весь месяц и будете этим заниматься. В нашем курсе «Успешная частная практика» это задание занимает одну, максимум две недели. И, в основном, все успевают. Они берут с собой свои страхи и ограничивающие убеждения, говорящие, что это невозможно, и просто успевают.

Определите временные рамки и строго их придерживайтесь – вы удивитесь, как много успеете сделать.

8. Три сделанных дела в день в итоге дают 60 дел в месяц!

Если у руководителя действительно только 28 минут максимально эффективного времени в день, критически важным становится способ их использования. Вы – тоже руководитель в своей частной практике. Определите для себя, какие действия, помимо работы с клиентами, важны для её развития. Затем разбейте каждое большое дело на более мелкие, с которыми вы можете справиться за 20 минут. И ежедневно делайте три таких небольших дела. Это всего один час в день, который вы тратите на предпринимательские и административные задачи.

При этом, если вы делаете три таких дела каждый день пять дней в неделю, в конце месяца вы обнаружите, что целых 60 важных дел сделали вашу практику сильнее! Через год их будет уже 720! 720 важных дел для развития вашей практики. Этого вполне достаточно, чтобы вывести её на новый уровень.

Проиллюстрирую это на примере. Возьмем такую задачу, как подготовка и проведение публичного выступления по вашей теме.

Пошаговый план: подготовка и проведение публичного выступления
Разделим эту задачу на три 20-минутных отрезка:

1. Придумать несколько названий – 20 минут.
2. Написать 3-4 предложения с описанием (о чем будет выступление, что получат слушатели) под каждое название – 20 минут.
3. Описать свою целевую аудиторию – 20 минут.

Так за час вы уже существенно продвинулись в подготовке к выступлению.

На следующий день можно сделать следующее:

1. Найти площадки, на которых вы можете выступить перед своей целевой аудиторией – 20 минут.
2. Составить список контактов десяти организаторов – 20 минут.
3. Написать письмо и продумать сценарий телефонного разговора с предложением о выступлении – 20 минут.

На третий день вашими задачами будут:

1. Отправить письма организаторам – 20 минут.
2. Обзвонить организаторов – 20 минут.
3. Выслать запрошенную дополнительную информацию – 20 минут.
Видите, как многое удалось сделать за три дня, работая всего по часу?

Вы придумали название и написали анонс выступления. Вы описали свою целевую аудиторию, нашли площадки (события и места), на которых можете выступить перед ней, узнали контакты организаторов, написали письма, продумали сценарий телефонных звонков и связались с нужными людьми. Если убедить себя, что все получится, можно успеть очень многое!

Вы можете использовать метод «трех 20-минутных дел в день» при работе над блогом, финансами, сайтом, новыми программами и так далее. Таким образом вы всегда сможете найти время для продвижения своих услуг и укрепления практики.

9. Используйте перерывы с умом

Я уже рассказала о способах восстановления энергии в течение дня.

То, как вы проводите время между сессиями или другими делами, напрямую влияет на ваш уровень энергии. Используйте эти 10-15 минут с умом. В это время полезно что- то съесть, выпить стакан воды и подвигаться.

Но, помимо этого, важно также оставить немного времени для того, чтобы перезвонить потенциальным клиентам. Каждый звонок потенциального клиента может принести вам, к примеру, 50-100 тысяч рублей дохода (в зависимости от стоимости вашей сессии и продолжительности работы). Представьте, сколько денег вы теряете, не отвечая на звонки. Золотое правило – клиент достается тому, кто первый с ним заговорит. Если вы не можете отвечать на входящие, найдите для этого человека.

10. Непунктуальность и нарушение сеттинга могут лишить вас сил и утопить практику

Я знаю, что для терапевтов, работающих в психодинамическом подходе, соблюдение сеттинга - важная составляющая успеха терапии. Но, как коуч, я долгое время я не считала сеттинг чем-то важным для себя.

Часто клиенты забалтывали меня, и время сессии увеличивалось на 10-30 минут и больше. Я относилась к этому как к подарку клиентам и думала, что нашей работе это только на пользу. Со временем регулярное нарушение сеттинга стало плохо сказываться на моем бизнесе. И не только на нем. Моим клиентам и мне от этого тоже было только хуже. Давайте разберемся, почему.

Если вы затягиваете время сессии, у вас не останется времени на отдых, и поверьте, следующий ваш клиент это сразу почувствует. Скорее всего, это отразится и на рекомендациях.

Если отсутствие перерыва лишит вас возможности отвечать на пропущенные звонки других потенциальных клиентов, ваш клиентский поток снизится и доход упадет. Кроме того, однажды уделив клиенту лишнее время, вам будет тяжело не сделать этого в следующий раз. Несложно посчитать сколько времени в этом случае вы отдадите бесплатно за неделю, месяц, год. При этом качество вашей работы от этого не улучшиться.

Как видите, практика «продления» времени сессии практически не имеет положительных сторон.

Почему же время сессии так легко растягивается? Это работает так – вы говорите в конце встречи что-то важное и нужное, рассчитывая , что клиент уйдет с этим. Клиент обдумывает ваши слова и отвечает. Вы, конечно, говорите что-то ему в ответ. Этот обмен высказываниями может продолжаться вечно.

В этом случае мне помогает следующее:

1. В последней трети сессии я просто внимательно слушаю клиента. А за 5-10 минут до завершения говорю, что наше время заканчивается, и предлагаю подвести итоги.

2. Если я чувствую, что в этой теме 45-50 минут мне мало для хорошего результата, я заранее меняю её продолжительность за дополнительную плату. Я знаю терапевтов и коучей, которые регулярно принимают по 75- 90 минут.

Не знаю, подойдут ли эти способы вам. Возможно, их получится применить только с новыми клиентами, ведь старые, не получив привычного бесплатного дополнительного времени, могут отреагировать на это по-разному. Но попробовать стоит. Ведь, отдавая свое время выше оговоренного клиенту, вы воруете его у себя.

Подведем итог

Время – невозобновляемый ресурс, а вот энергию восстановить можно. Не забывайте регулярно это делать. Следите за сеттингом, используйте перерывы с умом. Работайте только с теми клиентами, которые вас вдохновляют, и не стесняйтесь отказывать остальным.

Занятость – ещё не показатель успешности. Составьте свое идеальное расписание на неделю и не забудьте оставить в нем достаточно свободного времени.

Будет здорово, если в свой план вы внесете три типа задач – профессиональные, предпринимательские и административные. Не зацикливайтесь только на работе с клиентами, и их в вашей практике станет больше.

А главное – не относитесь к задачам продвижения слишком серьезно, ищите интересное и следуйте за своим любопытством даже в самых скучных делах, хвалите себя за достижения и наслаждайтесь жизнью! Успехов вам и длинных, оптимально-производительных дней! :)

Источник